Tämä tietosuojaseloste koskee Suomen matemaattisen yhdistyksen (jäljempänä SMY) jäsenrekisteriä sekä verkkosivuja matemaattinenyhdistys.fi. SMY:n valmennustoiminnalla on erillinen tietosuojaseloste osoitteessa matematiikkakilpailut.fi.
SMY:n jäsenrekisterin ja verkkosivujen rekisterinpitäjä on Suomen matemaattinen yhdistys – Finlands matematiska förening ry. Yhteyshenkilönä toimii yhdistyksen kulloinen sihteeri.
- smy-sihteeri@helsinki.fi
- Suomen matemaattinen yhdistys, PL 68, 00014 Helsingin yliopisto
Käsiteltävät henkilötiedot, lähteet ja käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisteriä käytetään yhdistyksen toiminnan lakisääteisiin velvoitteisiin sekä jäsenille tarkoitettuun viestintään. Rekisterin tiedot ovat peräisin jäseniltä itseltään, ja omia tietojaan voi muuttaa sähköpostitse tai jäsenlomakkeen kautta. Jäsenhakemus tulkitaan suostumukseksi näiden tietojen tallentamiseen, ja suostumuksen voi peruuttaa eroamalla yhdistyksestä.
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Jäseneksi liittymispäivä
- Syntymävuosi (vain opiskelijajäsenet)
- SMY:n ja SMY:n kautta maksetun Euroopan matemaattisen yhdistyksen (EMS) jäsenmaksun tila kolmelta viime vuodelta
- Selvitys jäsenyyden perusteista
Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain eronneet jäsenet. Tallessa pidetään kuitenkin enintään viiden aiemman kalenterivuoden jäsenrekisterit mahdollisten ongelmatilanteiden selvittämiseen. Rekisteröidyn pyynnöstä tiedot voidaan poistaa rekistereistä kokonaan.
Jäsenyyttä hakeneiden tai jäsenyydestä eronneiden nimet kirjataan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan, joita säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
Tietojen luovutukset ja suojaaminen
Jäsenrekisteriä käsittelee ainoastaan yhdistyksen kulloinen sihteeri. Sihteerin vaihtuessa rekisterinpitäjä pyrkii varmistamaan, että edeltävä sihteeri poistaa jäsenrekisterin laitteiltaan kohtuullisessa ajassa. Jäsenhakemukset ja eroilmoitukset käsitellään yhdistyksen hallituksen toimesta.
Jäsenrekisteriä säilytetään Helsingin yliopiston tarjoamissa tallennustiloissa. Jäsenrekisteriä voidaan siirtää tai säilyttää Helsingin yliopiston Office 365 -palvelussa, johon sovelletaan Microsoftin tietosuojakäytäntöä. Osana palvelun toteutusta tietoja saatetaan käsitellä EU:n ulkopuolella, jolloin yliopisto ja Microsoft vastaavat tietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Jäsenhakemukset ja tietojen muutokset käsitellään verkkosivujen palvelimella, jonka teknisestä toteutuksesta vastaa Tieteellisten seurain valtuuskunta. Tietoihin on pääsy myös muilla sivuston ylläpitäjillä, joten tiedot poistetaan palvelimelta hakemuksen käsittelyn jälkeen.
EMS:n jäsenmaksun maksaneiden nimet luovutetaan EMS:lle. Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä muihin palveluihin tai luovuteta kolmansille osapuolille, eikä niitä käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on Eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada nähdä hänestä rekisterissä olevat tiedot.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Virheelliset tiedot voi korjata joko sähköpostitse tai verkkosivujen lomakkeella.
- Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää kaikkien häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Tieto jäsenyyden alusta ja lopusta kuitenkin säilytetään hallituksen kokousten pöytäkirjoissa.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin; katso lisää tietosuojavaltuutetun ohjeista.
Näitä oikeuksia voi käyttää vapaamuotoisella kirjallisella hakemuksella. Rekisterinpitäjä voi pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Rekisterinpitäjän on vastattava pyyntöihin kuukauden sisällä, ja pyyntöjen käsittely on maksutonta.
Ongelmatilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä Suomen tietosuojavaltuutetun toimistoon. Yhteystiedot ja lisätietoja GDPR:stä löytyy osoitteesta tietosuoja.fi.
Muutokset käytäntöön
Tämä tietosuojakäytäntö on viimeksi päivitetty 25.9.2023. Muutokset ilmoitetaan päivättyinä tässä kappaleessa. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan jäsenille joko näillä verkkosivuilla tai jäsenen ilmoittamaan sähköposti- tai postiosoitteeseen.
- 25.9.2023: Korjaus edelliseen versioon - EMS:n jäsenmaksun maksaneiden nimet luovutetaan EMS:lle.
- 22.8.2023: Alustava versio.